Dr. innboks

Jørn Kippersund frå Volda fekk så mange e-postar at han mista kontrollen over livet. Løysinga han fann, har vorte til eit gründereventyr.

Tekst: Marius Myklebust, MØRE-NYTT

Kor mange e-postar har du i innboksen din? – Når eg spør om dette under føredraga mine, svarer dei fleste at innboksen er sprengfull. Dei har fleire hundre, gjerne fleire tusen meldingar liggande. I eit lite kontor inst inne i lokala til Sunnmøre Kulturnæringshage i Volda, ligg «hovudkvarteret» til det som har vorte eit lite, sunnmørsk gründereventyr. – Eg er nesten aldri her. Når eg jobbar er eg stort sett ute på vegen og held føredrag, seier Jørn Kippersund.

Mista kontrollen

For nokre år sidan mista han kontrollen. Han var fastlege, hadde ei rekkje verv i organisasjonar og var fotballpappa, handballpappa og skiskyttarpappa. Alle stader vart det kommunisert på e-post, og Jørn klarte ikkje å halde oversikt over informasjonsflyten. – Eg vart nøydd til å gjere noko, og byrja å lese meg opp og å hente inspirasjon frå folk som har forsøkt å løyse dette problemet. Etter kvart fann eg eit opplegg som fungerte for meg. – Så oppdaga eg at mange andre slit med dei same problema som eg hadde. For fem år sidan byrja eg å halde føredrag. Dei profesjonelle føredraga starta eg med for fire år sidan, fortel Kippersund. Metoden er enkel, men effektiv. Det viktigaste er at innboksen berre skal innehalde uløyste oppgåver. For dei fleste betyr det at ein skikkeleg reinsking må til. Alt som ikkje er uløyst, må vekk. – Innboksen treng for så vidt ikkje vere e-posten din. Det kan også vere til dømes kjøkenbenken eller brevhylla. Men dei fleste er avhengig av e-post i jobben, så i mange tilfelle snakkar vi om e-post her.

Jørn brukar legoklossar som ein metafor på korleis folk delar dokument på feil måte. Foto:  Marius Myklebust.
Jørn brukar legoklossar som ein metafor på korleis folk delar dokument på feil måte. Foto: Marius Myklebust.

Legometafor

– Vent litt, eg er straks tilbake. Jørn returnerer med ein pose med legoklossar. Det er metafor-tid. – Det er mange problem med korleis vi brukar e-post. Eitt av dei er at vi ikkje skil mellom sending og deling, seier Jørn og held fram ein legokloss. – Dette er eit dokument, som blir sendt ut som e-post-vedlegg til alle som jobbar med dokumentet. Ein av dei gjer ei endring, og sender dokumentet i retur. Så gjer ein annan ei anna endring, og sender i retur. No sit ein plutseleg med tre forskjellige versjonar av dokumentet, og ingen har oversikt. – Dette skjer fordi vi sender dokumentet, i staden for å dele det. Om vi hadde brukt eit delingssystem, som til dømes Google Docs, hadde endringane kome opp hos alle. Problemet er altså ikkje at vi brukar e-post, men korleis vi brukar han. – Slike delingssystem kan vi utan problem integrere i eposten. I staden for å sende dokumentet som vedlegg, sender vi ei lenkje.

Kopisjuka

– To andre problem eg ser, er for det første det eg kallar «kopisjuka». Vi brukar kopifunksjonen på e-posten for mykje, og mottakarane er usikre på kva dei skal gjere når dei står som kopi på ein e-post. Mange legg sjefen sin som kopi på epostar for å vise kor produktive dei er, utan at sjefen har behov for å sjå e-posten. Resultatet er at sjefen blir mindre produktiv. – For det andre er folk for opptekne av å ha e-posten open heile tida. Det har vorte skapt ei forventning om at ein må svare på e-postar med ein gong. Resultatet er at arbeidsflyten blir avbroten heile tida. Dette har store konsekvensar for mange, meiner Jørn. – Konsekvensen blir at vi berre får tid til å fokusere på kortsiktige oppgåver, medan dei store, langsiktige og strategiske oppgåvene blir nedprioritert. Det er ikkje bra.

Sa opp fastlegejobben

I fjor haust sa han opp fastlegejobben i Volda for å satse meir på gründerprosjektet. – Men eg er framleis to dagar i veka på Medi3, i tillegg til at eg har det administrative ansvaret for nattlegevakta i Volda. Identiteten som lege er viktig for meg, så eg synest det er fint å behalde litt av yrket. Og så er det jo kanskje slik at folk høyrer litt ekstra etter på føredraga mine når dei får vite at eg er lege …

Og høyrer etter, det gjer folk over heile Noreg. Jørn har halde føredrag over heile landet og for alle typar verksemder. Skrytelista er lang: Barne- og likestillingsdepartementet, NRK Marienlyst, Aschehoug forlag, Innovasjon Norge og Skandiabanken er nokre av verksemdene som har hatt Jørn på besøk. I tillegg har han haldt føredrag for ei rekkje sunnmørsverksemder.

– Eg får ein del sterke, personlege tilbakemeldingar på føredraga mine. Enkelte seier faktisk at metoden har forandra livet deira. Dei fleste får ein ny arbeidskvardag når dei tek i bruk metoden.

Drøymer om bok

Jørn driv ikkje berre med føredrag. Han tek også for seg enkelttilfelle gjennom det han kallar éin til éin-coaching. – Det er noko av det mest givande eg driv med. Eg hadde mellom anna slik coaching for toppleiinga i Innovasjon Norge. Det liknar jo litt på ein legepasient-situasjon, så her dreg eg nok nytte av yrkeserfaringa mi, seier Jørn. – Er det mange reagerer på at du held føredrag om noko som verkar så enkelt. – Ja, eg får ein del slike spørsmål. Det er jo ein ganske banal metode. Men det er jo noko av det som er bra med metoden. Etter ei lita innføring frå meg, kan folk ta i bruk metoden den same dagen, og sjå resultat med ein gong. Jørn har store planar framover, men kan ikkje røpe alt. – Men draumen no er å gi ut bok. Det blir ei sjølvhjelpsbok om metoden. Men dette er nok litt opp og fram. «Eg får ein del sterke, personlege tilbakmeldingar. Enkelte seier at metoden har forandra livet deira » Jørn Kippersund

Tre tips

• Her er Jørn Kippersund sine tre tips for folk som vil ta kontroll over innboksen sin:

1. Hald innboksen din fri for alt anna enn uløyste oppgåver.

2. Steng e-postprogrammet når du ikkje brukar det. Handter e-post i dedikerte periodar i arbeidsdagen.

3. Sjå om du kan bruke delingsplattformar i staden for e-post.

 

 

« Tilbake til arkivet